Cari Blog Ini

Rabu, 11 Oktober 2017

Contoh Laporan Kerja Praktik STMIK Triguna Dharma


LAPORAN KERJA PRAKTIK
PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA





Oleh:

JORA TUMANGGER
2016030228











PROGRAM STUDI SISTEM KOMPUTER
 SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
TRIGUNA DHARMA
M E D A N
2017






KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr,Wb.
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-NYA, sehingga penulisan laporan kerja praktik ini dapat selesai dengan baik, yang merupakan bagian dari salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Strata 1 (S1) program studi Sistem Komputer di STMIK Triguna Dharma Medan.
Dalam mempersiapkan, menyusun dan menulis laporan KP ini banyak kesulitan yang dihadapi penulis,  namun berkat bantuan dan bimbingan yang diberikan semua pihak, akhirnya laporan ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu.
Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan banyak terima kasih kepada  kedua orang tua saya yang selalu memberikan doa dan dukungannya. Tidak lupa pula saya ucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang turut terlibat dalam penyusunan laporan KP ini, baik secara langsung maupun tidak langsung, anntara lain kepada :
1.             Bapak Rudi Gunawan, S.E., M.Si selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Triguna Dharma Medan.
2.             Bapak  Zulfian Azmi, S.T, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Triguna Dharma.
3.             Bapak Ishak, S.Kom., M.Kom selaku Ketua Program studi Sistem Komputer STMIK Triguna Dharma Medan
4.             Bapak Dedi Setiawan, S.Kom., M.Kom selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktik .
5.             Seluruh Dosen, Staf dan Pegawai STMIK Triguna Dharma.
6.             Kepada Bapak Victor Saing sebagai Kepala Bagian Informasi Kepegawaian (INKA) di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
7.             Kepada Bapak Widi Lesmana selaku Koordinator Kerja Praktik di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
8.             Kepada Ibu Vivin Ervina, Sh, M.Ap Sebagai Kasubbag Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
9.             Kepada seluruh Staff dan Pegawai Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang selalu memberikan arahan dan masukan kepada penulis selama menjalani Kerja Praktik.
Penulis menyadari benar bahwasannya Laporan KP ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan dari segi penyusunan dan isinya, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan  Laporan KP ini. Akhir kata, semoga laporan KP ini bermanfaat dan dapat menjadi bahan bacaan bagi mahasiswa. Khususnya mahasiswa Program Studi Sistem Komputer STMIK Triguna Dharma Medan.
Medan,     September 2017
Penulis


   Jora Tumangger 
                   2016030228



BAB I
PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang Kerja Praktik
          Program Kerja Praktik adalah wujud aplikasi terpadu yang mengaplikasikan pengalaman belajar saat masa perkuliahan kedalam program pelatihan yang dilaksanakan di suatu perusahaan ataupun instansi pemerintahan agar mahasiswa lebih mengenal dunia kerja yang sesungguhnya. Kerja Praktik (KP) juga merupakan salah satu mata kuliah yang tercantum dalam kurikulum S1 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer (STMIK) Triguna Dharma yang wajib dilaksanakan oleh setiap mahasiswa S1 Jurusan Sistem Komputer.
          Pelaksanaan Kerja Praktik di berbagai perusahaan dan instansi akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk dapat menimba ilmu pengetahuan keterampilan dan pengalaman. Pada saat ini, perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang semakin maju, membuat dunia kerja semakin sulit, selain itu untuk siap menghadapi masalah yang berkaitan dengan pelajaran, dengan adanya Kerja Praktik kita dituntut untuk dapat bersaing dengan dunia kerja dengan cara meningkatkan kualitas yang siap pakai yang sesuai dengan bidangnya masing-masing.
          STMIK Triguna Dharma merupakan lembaga pendidikan yang mempunyai peran sebagai penyelenggara pendidik untuk meningkatkan kualitas mahasiswa menjadi tenaga kerja yang profesional serta bertanggung jawab. Pelaksanaan Kerja Praktik bagi mahasiswa diharapkan dapat menambah pengetahuan dalam dunia kerja yang nyata, serta mengevaluasi kemampuan mahasiswa tentang penguasaan materi yang selama ini dipelajari di perkuliahan.
          Sehubungan dengan adanya kesempatan untuk melaksanakan Kerja Praktik yang di laksanakan  selama  kurang lebih 4 minggu di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, maka dengan adanya Kerja Praktik dapat memberikan pengetahuan tentang dunia kerja yang bermanfaat untuk kedepannya.
1.2         Tujuan Kerja Praktik
Kerja Praktik merupakan kegiatan yang meningkatkan mutu pendidikan, namun banyak tujuan lain dilakukannya Kerja Praktik. Tujuan utama Kerja Praktik (KP) adalah untuk melatih dan mendidik mahasiswa dalam menerapkan apa yang telah dipelajari selama masa perkuliahan yang sesuai dengan kemampuan masing-masing, serta merupakan suatu proses awal untuk mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Oleh karena itu, Kerja Praktik wajib dilaksanakan bagi mahasiswa Strata I (S1) karena Kerja Praktik mempunyai tujuan dan manfaat untuk melatih dan mengenal bagaimana dalam dunia kerja yang sebenarnya. Kerja Praktik ini juga dapat dijadikan wadah untuk melatih mahasiswa bagaimana bersikap dan beradaptasi dengan baik dalam dunia kerja, lembaga pendidikan juga dapat menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan pihak instansi.
1.2.1 Tujuan Kerja Praktik Secara Umum
          Adapun Tujuan umum dilaksanakannya Kerja Praktik dapat disimpulkan sebagai berikut :
1.          Untuk dapat membandingkan antara Praktik dalam perkuliahan dengan Kerja Praktik.
2.   Untuk melatih mental mahasiswa untuk siap menghadapi dunia kerja yang sebenarnya,  meningkatkan sikap kepribadian serta tanggung jawab mahasiswa.
3.         Mewujudkan mahasiswa yang siap bekerja dan mengekspresikan ilmu   yang telah dipelajari di bangku perkuliahan. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program studi.
1.2.2 Tujuan Kerja Praktik Secara Khusus
          Selain dari pada tujuan umum tersebut, Kerja Praktik juga mempunyai tujuan secara khusus yaitu :
1.             Mengukur dan menguji keterampilan serta kemampuan pribadi mahasiswa dalam  menghadapi dunia kerja.
2.             Memperkenalkan mahasiswa kepada situasi dan kondisi dunia kerja yang sebenarnya, sehingga dapat membiasakan diri dengan lingkungan kerja dalam dunia kerja yang di masukinya.
3.             Menumbuhkan dan mengembangkan mental dan sikap professional dan disiplin kerja.
4.             Sebagai bekal untuk memasuki dunia kerja sesungguhnya.
5.             Sebagai sarana pembandingan yang akurat antara ilmu dan ketrampilan yang di terima di perkuliahan dengan yang di peroleh di dalam dunia kerja.
1.3         Manfaat Kerja Praktik
          Dalam pelaksanaannya, Kerja Praktik merupakan suatu hal yang sangat berguna bagi mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya. Dimana dalam pelaksanaan Kerja Praktik ini mahasiswa dituntut untuk dapat bersikap dan bertingkah laku senantiasa mematuhi dan mentaati semua peraturan yang berlaku di dalam perusahaan, baik displin kerja, waktu masuk, istirahat dan pulang.
          Adapun manfaat dari Kerja Praktik ini dapat dikategorikan kedalam tiga kelompok, yakni :
1.             Bagi Mahasiswa
Manfaat bagi mahasiswa STMIK Triguna Dharma antara lain :
a.         Dapat memperluas pengetahuan dan pengalaman bagi mahasiswa di dalam lingkungan kerja nantinya.
b.        Sebagai alat ukur kemampuan diri, tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
c.         Dapat berkomunikasi dengan baik dan dapat bekerja sama sehingga tidak merasa asing lagi jika pada saatnya terjun ke dunia kerja.
d.        Memahami arah penerapan ilmu yang digeluti selama perkuliahan agar lebih cepat beradaptasi dengan dunia kerja kelak.
e.         Kemungkinan adanya kesempatan untuk dapat bekerja dalam instansi atau perusahaan dimana mahasiswa mengadakan Kerja Praktik.
2.             Bagi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Manfaat bagi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan adalah :
a.         Dengan adanya mahasiswa yang mengadakan Kerja Praktik instansi dapat menawarkan jasanya kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan memberikan informasi dan diharapkan dapat diketahui oleh masyarakat umum atau mahasiswa.
b.        Terciptanya kerja sama antara Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dengan STMIK Triguna Dharma Medan dalam menciptakan sumber daya manusia yang handal dan kompeten.
c.         Agar Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara dapat menentukan Sumber Daya Meanusia (SDM) yang berkualitas yang akan dijadikan sebagai tolak ukur dalam penerimaan pegawai di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan selanjutnya.
d.        Perusahaan/Instansi yang bersangkutan mendapat bantuan dalam melaksanakan tugas kesehariannya.
3.             Bagi STMIK Triguna Dharma
Manfaat bagi STMIK Triguna Dharma adalah :
a.         Dengan adanya Kerja Praktik yang dilaksanakan oleh mahasiswa di berbagai perusahaan yang berbeda-beda maka STMIK Triguna Dharma mempunyai banyak relasi atau mempunyai hubungan dengan berbagai perusahaan, sehingga pihak STMIK Triguna Dharma dapat merekomendasikan tempat-tempat Kerja Praktik yang baik kepada mahasiswa yang akan melaksanakan Kerja Praktik selanjutnya.
b.        Dapat mempererat hubungan yang harmonis antara STMIK Triguna Dharma dengan pihak instansi / perusahaan.
c.         Membangun jaringan kerja sama antara instansi/perusahaan dengan lembaga pendidikan.
d.        Dapat memperkenalkan STMIK Triguna Dharma kepada Masyarakat luas.
e.         Untuk mengetahui tolak ukur kemampuan Mahasiswa setelah menjalani pendidikan di STMIK Triguna Dharma.

1.4         Ruang Lingkup Kerja Praktik
          Kerja Praktik merupakan suatu materi kuliah yang harus dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab. Didalam pelaksanaanya baik dalam perusahaan atau instansi pemerintah maupun swasta, seorang mahasiswa yang melaksanakan Kerja Praktik di perusahaan atau instansi tersebut. Dimana tempat pelaksanaan Kerja Praktik yaitu di instansi pemerintah pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
          Banyak bidang kerja yang ada pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara salah satunya adalah Bagian Informasi Kepegawaian dan pada saat Kerja Praktik, mahasiswa ditempatkan di Bidang Informasi Kepegawaian Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara tersebut. Mahasiswa berusaha menyesuaikan diri dan melaksanakan tugas sebagaimana yang dilakukan para pegawai, sesuai dengan prosedur-prosedur yang berlaku di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.

1.5         Metode Pelaksanaan Kerja Praktik
Didalam pelaksanaan Kerja Praktik, terdapat metode yaitu :
1.             Metode Praktik Lapangan (Field Resecrh)
     Metode ini merupakan pengamatan secara langsung di lapangan untuk memperoleh data yang aktual dan objektif, dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.

2.             Metode Literatur
     Dilakukan dengan penelusuran untuk mencari informasi dari buku-buku dan internet untuk menemukan data.

1.6    Lokasi Kerja Praktik



Gambar 1.1 Denah Lokasi Perusahaan



BAB II
GAMBARAN UMUM

2.1     Sejarah Singkat Perusahaan
Sejarah berdirinya BKN diawali dengan nama Kantor Urusan Pegawai (KUP) yang dibentuk dengan Peraturan Pemerintah No 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948, berkedudukan di ibu kota Yogyakarta dan dipimpin oleh seorang Kepala bernama Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama pemerintah juga menetapkan pembentukan perwakilan KUP untuk wilayah Indonesia bagian timur yang berkedudukan di MAkasar. Dalam perkembangan selanjutnya KUP inilah yang menjadi cikal bakal Badan Kepegawaian Negara (BKN) sehingga tanggal 30 Mei 1948 ditetapkan sebagai tanggal lahirnya BKN. Sesuai dengan Keputusan Gubernur Jendral Hindia Belanda Nomor 13 tanggal 9 Juni 1948 dibentuklah Dienst Voor Algemence Personele Zaken (DAPZ) atau yang lebih dikenal dengan DUUP (Djawatan Umum Urusan Pegawai) yang dikepalao oleh Mr. J.W. Van Hoogstraken yang berkedudukan di Jakarta. Pada tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk memusatkan urusan kepegawaian di Jakarta. Untuk maksud tersebut ditetapkanlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember 1950. Dengan peraturan pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta digabung menjadi satu.
Meskipun KUP berkedudukan di Jakarta, dalam pelaksanaan tugasnya masih ada unit kerja yang berkedudukan di daerah yaitu bagian Tata Usaha Kepegawaian  (Biro TUK) di Yogyakarta dan Bagian Pensiun  dan Tunjangan (Biro P&T) di Bandung. Dalam perkembangannya, pemerintah melalui Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972, mengubah fungsi KUP yang awalnya hanya mengenail hal-hal yang bersifat administrative, ditingkatkan fungsinya menjadi institusi yang melakukang pembinaan kepegawaian dengan nama Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN). Seiring dengan berbagai perubahan dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia, maka ruang lingkup BAKN semakin diperkuat dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974. Sejalan dengan hal tersebut, untuk lebih meningkatkan pelayanan PNS di daerah, BAKN membentuk Kantor Wilayah (Kanwil), yang sampai tahun 1977 telah dibentuk 6 (enam) Kantor Wilayah BAKN dan salah satunya adalah Kantor Wilayah VI BAKN Medan. Keputusan  tentang Kantor Wilayah BAK, diatur dalam keputusan Kepala BAKN Nomor 57 Tahun 1997.
Sejalan dengan dikeluarkannya Undang-Undang No,or 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah dan untuk mendorong desentralisasi urusan kepegawaian kepada daerah, maka dikeluarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Atas dasar perubahan tersebut, nomenklatur Badan Kepegawaian Negara (BKN) yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 95 Tahun 1999 dengan tugas pokok adalah membantu Presiden dalam penyelenggaraan Kepegawaian Negara .
Dalam rangka terciptanya sumber daya manusia (SDM) Aparatul Negara yang berpotensial dan berkualitas dan bermoral, maka dengan keputusan Kepala BKN Nomor : 03/KEP/200, tanggal 18 Januari 2000, nomenklatur Kantor Wilayah BAKN juga dirubah menjadi Kantor Regional BKN di seluruh Indonesia
Kantor Regional (Kanreg) Badan Kepegawaian Negara sampai saat ini telah terbentuk  12 (dua belas) Kantor Regional BKN yang ada didaerah diseluruh wilayah Indonesia, hal ini dilandasi dengan pemikiran supaya pelayanan kepegawaian yang diberikan oleh BKN maupun Kantor Regional BKN semakin dekat dengan yang dilayani, sehingga akan menuju pelayanan yang mengandung prinsip efisien dan efektif.
2.1.1  Sejarah Kantor Regional VI Badan Kepegawain Negara
Kantor Regional VI BKN Medan diresmikan pada tanggal 18 Februari Tahun 1998 oleh Kepala BKN Bapak Drs. Soekarno, MM. Pada Tahun 1998 sampai dengan tahun 2005 Kanreg VI BKN Medan dipimpin oleh Dra. Poppy Soeparmi, kemudian pada tahun 2005 samapi tanggal 15 Juni 2011 dipimpin oleh Bapak Dr. Edy Wahyono. SP. Pada tanggal 15 Juni 2011, Bapak I Nyoman Arsa SH, M.Si dilantik sebagai Kepala Kantor Regional VI BKN Medan yang baru, di Aula Gedung Martabe Komplek Gubernur Sumatera Utara menggantikan Bapak Dr. Edy Wahyono .
Dari sejak berdiri sampai dengan tahun 2000 Kanreg VI BKN Medan memiliki wilayah kerja 4 Propinsi yaitu :
1.             Provinsi Sumatera Utara (SUMUT)
2.             Provinsi Sumatera Barar (SUMBAR) dan Provinsi Riau.
Kemudian pada tahun 2006 dibentuk Kantor Regional XII Pekanbaru, sehingga wilayah kerja kantor Regional VI BKN Medan Tinggal 2 Provinsi yaitu Nangroe Aceh Darusalam Dan Sumatera Utara. Secara khusus pada tahun 2006, BKN member tugas dan tanggung jawab serta kewenangan yang lebih besar kepada seluruh Kantor Regional BKN yang ada didaerah, khususnya dalam kegiatan Penyelesaian Penetapan NIP CPNS Daerah, dimana sebelumnya NIP CPNS adalah tersentralisasi dan dilaksanakan di BKN Jakarta, hal ini menunjukan komitmen dan kesungguhan BKN dalam memberikan pelayanan yang semakin cepat kepada seluruh instansi didaerah sesuai dengan wilayah kerja masing-masing Kantor Regional.
2.1.2 Visi dan Misi
Dalam meneyelenggarakan tugas pokok fungsinya, Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara mempunyai visi dan misi sebagaimana tercantum sebagai berikut:
1.             VISI
            Menjadi Pembina dan Penyelenggara Manajemen Kepegawaian yang Profesional dan Bermartabat di Tahun 2025
2.       MISI
a.    Mengembangkan Sistem Manajemen Kepegawaian Negara
b.    Mengembangkan Sistem Pelayanan Kepegawaian.
c.    Mengembangkan manajemen Internal BKN.
Misi BKN dalam Renstar 2010-2014 adalah:
a.    Mengembangkan Sistem Manajemen SDM PNS
b.    Merumuskan kebijakana pembinaan PNS dan menyususn peraturan perundang-undangan kepegawaian.
c.    Menyelenggrakan pelayan prima bidang kepegawaian
d.   Mengembangkan system informasi manajemen kepegawaian
e.    Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kepegawaian
f.     Menyelenggarakan manajemen BKN
2.1.Logo Badan Kepegawaian Negara (BKN)
Beriku ini adalah logo/lambang dari Instansi Badan Kepegawaian Daerah Regional VI Medan.

                                    Sumber : Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
                        Gambar 2.1  Logo Badan Kepegawaian Negara (BKN)

2.2     Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah Pengolahan berdasarkan bidang pada wewenang tanggungjawab yang dibentuk menjadi satu kesatuan. Dalam menjalankan serta memperlancar aktifitas baik di intsansi pemerintah atau di swasta maka diperlukan organisasi yang jelas agar dapat diketahui posisi dan tugas-tugasnya untuk mencapai yang diinginkan.
Sumber : Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara (BKN
2.3     Deskripsi Jabatan
Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negeri terdiri atas :
1.             Kepala Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Kepala Kanreg BKN mempunyai tugas memimpin pelaksaan tugas dan fungsi Kanreg BKN di wilayah kerjanya.
a.     Membantu menyelenggarakan administrasi Pegawai Negri Sipil di daerah wilayah kerjanya
b.    Melanksanakan koordinasidan kerja sama dibidang Kepegawaian dengan pemerintah daerah , instansi vertical dan instansi pusat yang beradad dialam wilayah kerjanya .
c.    Memberikan laporan sewaktu-waktu kepada kepala BKN
2.             Bagian Tata Usaha
Fungsi bagian umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi bagi seluruh satuan organisasi Kanreg BKN antara lain:
a.    Penyusunan rencana dan program
b.    Pengolahan administrasi keuangan
c.    Pengolahan administrasi kepegawaian
d.   Pelaksanaan ketatausahaan
e.    Pengelolaan barang milik Negara dan rumah tangga
f.     Pelaksanaan dokumentasi dan hubungan masyarakat
              Bagian tata usaha terdiri dari :
-       Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
Sub bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan penyusunan rencana, program dan anggaran, penyusunan laporan, pengelolaan administarsi keuangan dan pembayaran, serta pembukuan dan verivikasi.
-   Sub Bagian Kepegawaian
Sub Bagian kepegawaian mempunya tugas menyiapkan bahan pelaksanaan urusan tata usaha kepegawaian, administrasi mutasi dan pengembangan kepegawaian, serta kesejahteraan pegawai.
  Sub Bagian umum
Sub bagian umum mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksana urusan persuratan, kearsipan, ekpedisi, pengadaan, perlengkapan, angkutan kendaraan dinas, urusan dalam kemanan, menyiapkan bahan pelaksaan pengelolaan barang milik Negara dan pengadaan barang/jasa, menyiapkan bahan pelaksanaan dokumentasi dan hubungan masyarakat.
3.             Bidang Mutasi dan Status Kepegawaian
Bidang Mutasi dan Status Kepegawaian mempunyai tugas dalam melaksanakan pemberian perstujuan kenaikan pangkat dan mutasi lainnya, serta pertimbangan teknis mutasi antar kabupaten/kota dalam provinsi dan penetapan mutasi dari instansi pusat ke instansi daerah serta penyiapan pertimbangan status kepegawaian di wilayah kerjanya.
Bidang Mutasi dan status Kepegawaian mempunya fungsi:
a.  Pemberian persetujuan teknis kepada pejabat Pembina Kepegawaian Daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negri Sipil pada instansi daerah dari Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b
b. Pemberian pertimbangan teknis kepada Pejabat Instansi Pusat yang berwenang didaerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negri Sipil pada Instansi Pusat dari Juru Muda Tingkat I golongan I/b sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang VI/b di wilayah kerjanya.
c.    Pemberian persetujuan teknis peninjauan masa kerja
d.   Penetapan mutasi Pegawai Negri Sipil dari instansi pusat ke instansi daerah
e.    Penyiapan penetapan  kartu identitas pegawai dan keluarganya.
f.     Penyiapan persetujuan pemberian cuti di luar tanggungan Negara bagi Pegawai Negri Sipil instansi pusat dan instansi daerah sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b wilayah kerjanya.
              Bidang Mutasi dan Status Kepegawaian terdiri dari :
-       Seksi Verifikasi dan Pelaporan Mutasi dan Status Kepegawaian
Seksi Verifikasi dan Pelaporan Mutasi dan Status Kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan verifikasi, dan pelaporan, administrasi mutasi dan status kepegawaian, serta monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang mutasi dan status kepegawaian
-       Seksi Mutasi Instansi Vertikal dan Provinsi
Seksi Mutasi Instansi Vertikal dan Provinsi mempunyai tugas menyiapkan bahan pemeriksaan dan pengujian persyaratan pemberian persetujuan kenaikan pangkat dan mutasi lainnya, serta pertimbangan teknis mutasi antar instansi bagi Pegawai Negri Sipil pada instansi vertical dan antar provinsi di wilayah kerjanya.
-       Seksi Mutasi Instansi Kabupaten/Kota
Seksi Mutasi Instansi Kabupaten/Kota mempunyai tugas menyiapkan bahan pemeriksaan dan pengujian persyaratan pemberian persetujuan kenaikan pangkat dan mutasi lainnya  serta pertimbangan teknis mutasi antar instansi bagi Pegawai Negri Sipil pada instansi  kabupaten kota di wilayah kerjanya.
-       Seksi Status Kepegawaian
Seksi Status Kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan penetapan kartu identitas pegawai dan keluarganya, serta persetujuan cuti diluar tanggungan Negara bagi Pegawai Negeri Sipil instansi pusat dan instansi daerah sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b di wilayah kerjanya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
4.             Bidang Pengangkatan dan Pensiun
Bidang Pengangkatan dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penetapan Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil, pengangkatan calon Pegawai Negeri Sipil dan Pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil dan janda/dudanya yang telah mencapai batas usia pension atau meninggal dunia, janda/duda bagi pensiunan yang meninggal dunia, serta pengelolaan data naskah pension di wilayah kerjanya.
a. Penyiapan penetapan Nomor Induk Pegawai untuk calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil Instansi Daerah di wilayah kerjanya.
b.  Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pension Pegawai Negeri Sipil pada instansi pusat yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b ke bawah yang mencapai batas usia pension dan pension janda/dudanya
c. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil pada instansi daerah yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang VI/b ke bawah yang mencapai batas usia pension dan pension janda/dudanya .
d.  Penyiapan pemberian persetujuan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi calon Pegawai Negeri Sipil pada instansi daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun.
e.    Penyiapan pemberian persetujuan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi calon Pegawai Negeri Sipil pada instansi pusat yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun.
f.     Penetapan kenaikan pangkat pengabdian Pegawai Negeri Sipil pada instansi pusat dan instansi daerah.
              Bidang Satus Kepegawaian dan Pensiun terdiri dari :
-       Seksi Verifikasi dan Pelaporan Pengangkatan dan Pensiun
Seksi Verifikasi dan Pelaporan Pengangkatan dan Pensiun mempunyai tugas menyiapkan bahan verifikasi dan pelaporan, administrasi pengangkatan dan pensiun, serta monitoring, dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang pengangkatan dan pensiun.
-       Seksi Pensiun Pegawai Negeri Sipil Instansi Vertikal dan Provinsi
Seksi Pensiun Pegawai Negeri Sipil Instansi Vertikal dan Provinsi mempunyai tugas menyiapkan bahan pemeriksaan dan pengujian persyaratan penetapan kenaikan pangkat  pengabdian, pemberhentian dan pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil dan janda/dudanya yang telah mencapai batas usia pensiun atau meninggal dunia serta pengelolaan tata naskah pensiun pada instansi vertical dan provinsi di wilayah kerjanya.
-       Seksi Pensiun Pegawai Negeri Sipil Instansi Kabupaten/Kota
Seksi Pensiun Pegawai Negeri Sipil Instansi Kabupaten/Kota mempunyai tugas menyiapkan bahan pemeriksaan dan pengujian persyaratan penetapan kenaikan pangkat  pengabdian, pemberhentian dan pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil dan janda/dudanya yang telah mencapai batas usia pensiun atau meninggal dunia serta pengelolaan tata naskah pensiun pada instansi kabupaten/kota di wilayah kerjanya.
-       Seksi Pengangkatan Aparatur Sipil Negara
Seksi Pengangkatan Aparatur Sipil Negara mempunyai tugas menyiapkan bahan penyiapan penetapan Nomor Induk Pegawai untuk calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Aparatur Sipil Negara, pemberian penetapan pesetujuan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil  bagi calon Pegawai Negeri Sipil yang melebihi masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun diwilayah kerjanya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5.             Bidang Informasi Kepegawaian (INKA)
Bidang Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan dan memfasilitasi pengembangan system informasi kepegawaian Aparatur Sipil Negara pada Instansi diwilayah kerjanya.
Funsinya Bidang Informasi Kepegawaian ini adalah :
a.    Pengeolaan dan pemeliharaan basis data kepegawaian.
b.    Pengelolaan dan pemeliharaan basis data penilaian kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara .
c.    Pelaksanaan pengelolaan data kepegawaian.
d.   Pengelolaan dan pemeliharaan arsip kepegawaian.
e.    Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian.
f.     Pengelola dan pemeliharaan aplikasi system penilaian kinerja pegawai Apartur Sipil Negara
g.    Penyelenggaraan penyajian dan pertukaran informasi.
h.    Pelaksanaan fasilitas pengembangan system informasi kepegawaian.
          Bidang Informasi Kepegawaian terdiri dari :
a.    Seksi Pengelolahan Arsip Kepegawaian Instan Vertikal dan Provinsi
b.    Seksi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Instansi Kabupaten/Kota
c.    Seksi pengolahan Data dan Diseminasi Informasi
d.   Seksi Pemanfaatan Teknologi Informasi
Setiap seksi pengolahan memiliki bidang yang tangani yaitu :
-       Seksi Pengolah Rasip Kepegawaian Instansi Vertikal dan Provinsi
Seksi Pengolahan Arsip Kepegawaian Instansi Vertikal dan Provinsi mempunyai tugas menyiapkan bahan urusan pengelolaan dan pemeliharaan arsip kepegawaian baik dalam bentuk fisik maupun elektronik, serta penyiapan penyususan laporan dilingkunagn instansi vertical dan provinsi di wilayah kerjanya.
-       Seksi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Instansi Kabupaten/Kota
Seksi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Instansi Kabupaten/Kota mempunyai tugas menyiapkan bahan urusan pengelolaan dan pemeliharaan arsip kepegawaian baik dalam bentuk fisik maupun elektronik, serta penyiapan penyususan laporan dilingkunagn instansi kabupaten/kota di wilayah kerjanya.
-       Seksi Pengolahan Data dan Diseminasi Informasi Kepegawaian
Seksi Pengolahan Data dan Diseminasi Informasi Kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan pengelolaan, pengembangan dan fasilitasi implementasi system, jaringan dan basis data, serta diseminasi informasi kepegawaian Aparatur Sipil Negara instansi diwilayah kerjanya .
6.             Bidang Pengembangan dan Supervisi Kepegawaian
Bidang Pengembangan dan Supervisi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan pengembangan kepegawaian dan supervise pelaksaan manajemen  Aparatur Sipil Negara Instansi diwilayah kerjanya
Fungsi Bidang Pengembangan dan Supervisi Kepegawaian antara lain:
a.    Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian.
b.    Penyiapan pengembangan dan pengawasan standar kompetensi jabatan serta pengendalian  pemanfaatan lulusan pendidikan dan pelatihan pegawai Aparatur Sipil Negara diwilayah kerjanya.
c.    Koordinasi dengan aparat  pengawasan fungsional bidang kepegawaian.
d.   Pelaksanaan supervisi kinerja dan disiplin Aparatur Sipil Negara di lingkungan Kanreg BKN.
e.    Asistensi pengukuran standar kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara.
          Bidang pengembangan Supervisi Kepegawaian terdiri dari :
a.    Seksi Fasilitasi Pengembangan Kepegawaian
Seksi Fasilitasi Pengembangan Kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan fasilitasi pengembangan kepegawain Aparatur Sipil Negara instansi diwilayah kerjanya.
b.    Seksi Fasilitasi Kinerja
Seksi Fasilitasi Kinerja mempunyai tugas menyiapkan  bahan fasilitasi kinerja Aparatur Sipil Negara Instansi di wilayah kerjanya.
c.    Seksi Supervisi Kepegawaian
Seksi Supervisi Kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan supervisi kepegawaian Aparatur Sipil Negara Instansi diwilayah kerjanya, serta pengawasan dan pengendalian internal .
7.             Kelompok Jabatan Fungsional
Di lingkungan Kanreg BKN dapat di bentuk Kelompk Jabatan Funsional sesuai kebutuhan .
Kelompok Jabatan Funsional Pada Kanreg BKN mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsioanl masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan .
a. Kelompok Jabatan funsional terbagi dalam berbagai kelompok jabatan fungsional seuai degan bidang keahliannya yang pengangkatannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan.
b. Masing-masing kelompok jabatan fungsional di koordinasikan oleh seorang tenaga fungsional yang jenjangnya paling tinggi pada Kanreg BKN.
c.  Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat 1 (satu), di tentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
d. Jenis dan jenjang jabatan funsional sebagaimna dimaksud pada ayat 1 (satu) di atur berdasarkan peraturan perundang-undangan.


BAB III
PEMBAHASAN
3.1     Pengamatan
          Kegiatan Kerja Paktek ini dimulai pada tanggal 07 Agustus 2017 sampai dengan 02 September 2017 dan ditempatkan pada bagian Informasi Kepegawaian (INKA).  Dengan menjalankan beberapa tugas yang diberikan oleh pembimbing dengan menerapkan ilmu yang telah diterima selama masa perkuliahan dan dibimbing oleh pembimbing tersebut. Ada pun tugas-tugas yang dilaksanakan selama kerja praktik terlampir dalam laporan KP.
1.             Jenis dan Bentuk Pelaksanaan Kerja Praktik
Bagian Informasi kepegawaian (INKA), mempunyai tugas melaksanakan dan memfasilitasi pengembangan system informasi kepegawaian Aparatur Sipil Negara pada Instansi diwilayah kerjanya. Didalam Melaksanakan tugas yang diberikan oleh pihak perusahaan, setiap mahasiswa wajib mematuhi dan melaksanakan dengan baik sesuai dengan peraturan yang telah di tetapkan dan bertanggung jawab kepada kordinator di tempat mahasiswa melaksanakan kerja praktik. Masing-masing dari mahasiswa akan menyerahkan laporan berkala, atas apa saja yang telah mereka kerjakan tepat pada waktunya.
Setiap satuan organisasi wajib bertanggung jawab atau memimpin, mengkoordinasi pada bidangnya dan memberikan bimbingan serta arahan bagi pelaksanaan tugas yang telah diberikan.
Adapun tugas yang dilakukan dalam melaksanakan KP merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan sebagai bentuk loyalitas dalam melaksanakan Kerja Praktik (KP).
2.       Prosedur Kerja
Sama halnya dengan instansi pemerintahan lainnya,  jadwal bekerja Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara dihitung selama 5 (lima) hari kerja dalam seminggu, terhitung mulai dari hari senin sampai dengan hari jumat, dan jam kerjanya dimulai dari pukul 08.00-17.00 WIB. Kegiatan yang dilakukan selama kerja praktik antara lain, melakukan pembaharuan ip address, mereset ulang router, memeriksa jaringan LAN dan memeriksa kerusakan-kerusakan yang mungkin terjadi pada fasilitas komputer pada Kanreg VI Badan Kepegawaian Negara.
          Kerusakan yang sering terjadi pada fasilitas komputer pada Kanreg VI Badan Kepegawaian Negara adalah:
1.             Tidak dapat mengakses internet dikarenakan adanya ip address yang konflik atau adanya dua komputer yang menggunakan ip address yang sama.
2.             Masuknya virus komputer pada jaringan yang mengakibatkan kerusakan jaringan pada seluruh jaringan Kanreg VI Badan Kepegawaian Negara.
3.             Faktor kelalaian pegawai dalam menjaga fasilitas yang sudah ada.
4.             Dan masih banyak lagi manfaat lainnya.
Flowchart merupakan penggambaran secara fisik dari langkah-langkah dan urutan-urutan dari suatu program dan dapat mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. berikut adalah tabel flowchart beserta nama dan fungsinnya.
Tabel 3.1 Simbol-Simbol Flowchart

Flowchart Of  Document (FOD) Sistem Informasi Pengusulan penggantian Komputer

Gambar 3.1 Flowchart of Document Sistem Informasi Pengusulan Penggantian Komputer.

Keterangan :
1.             Adapun keterangan dari flowchart document Proses Informasi pengusulan penggantian komputer yaitu pegawai menyiapkan data kerusakan komputer.
2.             Surat diterima Satker lain kemudian diperiksa dan mengentry data kerusakan komputer.
3.             Jika data yang diajukan lengkap maka pegawai akan diberi surat pengantar untuk disetujui kepala bagian Informasi Kepegawaian.
4.             Jika data yang diajukan tidak lengkap maka surat akan dikembalikan kepada pegawai untuk dilengkapi kembali.
5.             Kabagg INKA menyetujui penggantian komputer.
6.             Kemudian surat keputusan yang telah disetujui/ditandatangani oleh Kabagg INKA dikembalikan kepada pegawai yang mengajukan penggantian komputer.

3.2     Pembahasan
          Selama pelaksanaan kerja praktik menemukan beberapa kendala yaitu :
1.         Hari pertama kerja praktik masih merasa canggung dan segan untuk berkomunikasi pegawainya.
2.        Diperlukan waktu untuk beradaptasi dengan para pegawai di bagian Mutasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
3.         Kurang jelasnya tujuan dari pekerjaan yang diberikan, sehingga terkadang terjadi kesalahan.
4.          Kurang memahami tentang lingkungan dan letak antara bagian instansi tersebut. 
Adapun pemecahan atas masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut :
1.    Menggunakan laptop sendiri dalam menyelesaikan tugas yang diberikan oleh koordinator sehingga tidak perlu mengantri menggunakan komputer yang sedang digunakan.
2.       Mencoba beradaptasi dan berinteraksi dengan baik dalam lingkungan KP, mencoba untuk aktif dalam beraktivitas mengerjakan apa yang harus dikerjakan pada bagian INKA Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
3.          Selalu berusaha melakukan kordinasi kegiatan KP tentang tugas yang harus dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada koordinator KP. Sehingga akan menghasilkan kinerja yang maksimal.
3.2.1 Penyelesaian Masalah
          Adapun yang mahasiswa amati saat pelaksanaan Kerja Praktik di lakukan pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara terdapat beberapa evaluasi dari area peninjauan di sistem/rancangan dan prosedur sistem. Adapun penilaian terhadap sistem yang diamati secara keseluruhan terdapat kelebihan, kelemahan, serta usulan perbaikan sistem yang digunakan diantaranya adalah sebagai berikut :
1.             Kelebihan Sistem yang ada pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara adalah :
a.    Sistem ini terstruktur dengan sangat baik dalam pemrosesan izin, sehingga kesalahan yang terjadi dapat diminimalisasikan sebaik mungkin.
b.    Masing-masing bidang dalam perizinan memiliki tim atau bagian tersendiri untuk mengerjakan dan menyelesaikan tugas-tugasnya sesuai dengan SOP (Standard Operasi Pelayanan).
c.    Proses perizina dilakukan dengan sesegera mungkin, sehingga dalam proses perizinan tersebut dapat diselesaikan secepatnya dan tepat pada waktu yang telah ditentukan.
d.   Pada sidang hasil pemeriksaan, jika di dapat data suatu pengecekan tidak sesuai dengan berkas yang telah disampaikan maka proses akan dihentikan dan berkas tidak akan di tindak lanjuti.
2.             Kekurangan Sistem yang ada pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara adalah :
a.    Surat keterangan izin yang dikeluarkan tidak bisa ditanda tangani oleh sekretaris bila kepala tidak ada ditempat. Hal ini menjadi sistem yang berdampak negatif karena telah keluar dari mekanisme perizinan yang telah ditentukan.
b.    Sering terjadi kesalahan dari Pegawai, sehingga dalam mengajukan permohonan pergantian komputer, Pegawai terlalu lama untuk melengkapi berkas-berkas yang telah ditentukan.
3.             Usulan perbaikan sistem yang ada pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara adalah :
a.    Prosedur yang digunakan sebaiknya digunakan sistem komputer yang lebih bagus.
b.    Sebaiknya membuat suatu sistem untuk mengolah data yang dapat memberikan informasi secara cepat, akurat, valid, efektif dan efesien secara online.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1         Kesimpulan
Dari kegiatan Kerja Praktik (KP) selama satu bulan di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, mahasiswa banyak memperoleh pengalaman yang berharga.
Selama melaksanakan KP, Mahasiswa mendapat pekerjaan yang belum pernah dikerjakan selama  dibangku kuliah. Mahasiswa juga sering mengalami hambatan dalam mengerjakan tugas, namun atas berkat kerja sama yang baik dengan para pegawai, hambatan tersebut dapat diatasi.
Dengan melaksanakan KP ternyata membawa dampak yang cukup berarti  yang secara langsung diharapkan dalam dunia usaha/bisnis yang sesungguhnya, dimana selama di bangku perkuliahan masih asing bagi mahasiswa untuk dapat mengetahui tantangan-tantangan kerja apa saja yang harus dihadapi kelak saat terjun ke dunia kerja dan sifat individu yang akan ditemui sebagai rekan-rekan bekerja nantinya.
Dari pelaksanaan KP di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara,  didapatkan kesimpulan sebagai berikut:
1.             Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, memegang peranan penting untuk menanggulangi pengurusan Pegawai Negeri Sipil (PNS) seperti kenaikan pangkat, Pensiun, dan perpindahan kerja di wilayah Sumatera Utara.
2.             Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, memegang peranan penting dalam meningkatkan pembangunan bagi masyarakat dan juga bagi negara.
3.             Penggunaan jasa komputer di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara ini meningkatkan kualitas dan kuantitas serta juga meningkatkan data dari hasil pekerja tersebut.
Dengan adanya kegiatan KP ini dapat menimbulkan sikap percaya diri dan bertanggung jawab terhadap suatu pekerjaan serta meningkatkan kedisiplinan bagi mahasiswa dan juga lebih memantapkan ilmu yang diperoleh selama di bangku perkuliahan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.

4.2         Saran
Selama melaksanakan KP, mahasiswa banyak mendapatkan informasi-informasi baik itu mengenai susunan organisasi, sejarah berdirinya Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara serta bidang kegiatannya. .
1.             Saran Untuk Instansi
Saran-saran  bagi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang dapat diberikan adalah:
a.    Lebih meningkatkan peranan penting dan pelayanan untuk menangani urusan pegawai negeri sipil (PNS) khususnya daerah sumatera utara.
b.    Lebih meningkatkan cara kerja dalam memegang peranan penting untuk meningkatkan pembangunan bagi masyarakat dan juga bagi negara.
c.    Mempertahankan kualitas dan kuantitas serta juga meningkatkan data dari hasil pekerja tersebut.

2.             Saran Untuk STMIK Triguna Dharma
a.    Adanya memperbanyak kerja sama STMIK Triguna Dharma dengan perusahaan/instansi mengingat banyaknya mahasiswa yang melaksanakan Kerja Praktik (KP).
b.    Diharapkan kepada Dosen STMIK Triguna Dharma yang berperan sebagai Dosen Pembimbing agar lebih memperhatikan mahasiswa dan membimbing mahasiswa secara maksimal.
3.             Saran Untuk Mahasiswa
a.    Dengan adanya pelaksanaan Kerja Praktik (KP) mahasiswa diharapkan lebih mengasah kemampuannya serta menerapkan ilmu yang telah didapatkan selama di perkuliahan.
b.    Mahasiswa hendaknya mengerjakan pekerjaan yang diberikan secara maksimal.
c.    Mematuhi segala peraturan yang ada dan menjaga sikap dan etos kerja yang baik di tempat pelaksanaan Kerja Praktik (KP).

  

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Musyawarah bersama masyarakat kampung Situbuh-tubuh Program Kampung Zakat

Situbuh-tubuh (15/12/2019), Kampung Zakat’ adalah program inovasi dari Ditjen Bimas Islam Kementerian Agama RI. Program dilaksanakan dengan ...